Ochrana osobních údajů

Společnost ELMAX STORE a.s., IČ: 253 73 781, se sídlem: Topolová 777/2, Horní Těrlicko, 735 42 Těrlicko, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, oddíl B, vložka 2582 (dále jen „ELMAX“ nebo „společnost ELMAX STORE a.s.“), jakožto správce osobních údajů, si vás tímto, jako tzv. subjekty údajů, dovoluje informovat o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů ze strany společnosti ELMAX STORE a.s., včetně rozsahu vašich práv souvisejících se zpracováním osobních údajů ze strany společnosti ELMAX STORE a.s.

1. Jaké osobní údaje o vás ELMAX zpracovává?

Společnost ELMAX STORE a.s. zpracovává v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „Nařízení“) a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, osobní údaje, které ELMAXU poskytujete v souvislosti s nákupem zboží či využíváním služeb (např. v rámci objednávky zboží v e-shopu či komunikaci s ELMAXEM prostřednictvím call centra/live chatu). Jedná se o tyto osobní údaje:

1.1 - identifikační údaje

• • jméno a příjmení, uživatelské jméno a heslo, a v případě nákupu jako podnikající osoby také vaše identifikační číslo (IČ) a daňové identifikační číslo (DIČ)

1.2 - kontaktní údaje

• • telefon, e-mail a doručovací, fakturační či jiná kontaktní adresa

1.3 - údaje o objednávkách

• • údaje o objednaném zboží a službách, údaje o platbách a doručení, informace o reklamacích

1.4 - údaje o vašem nastavení

• • údaje o vašem uživatelském účtu a jeho prostřednictvím sdělených dodatečných informacích (věk, pohlaví), údaje o účasti ve spotřebitelských soutěžích pořádaných ELMAXEM, nastavení newsletterů

1.5 - údaje o chování na internetových stránkách

• • zejména informace o zboží a službách, které si zobrazujete, údaje o zařízení, ze kterého si internetové stránky prohlížíte, jako je IP adresa a z ní odvozená poloha, identifikace zařízení, jeho technické parametry jako operační systém a jeho verze, použitý prohlížeč a jeho verze a také údaje získané ze souborů cookies a obdobných technologií pro identifikaci zařízení

1.6 - odvozené údaje

• • jedná se o osobní údaje získané analýzou a zpracováním ostatních osobních údajů (například nákupní preference)

Společnost ELMAX STORE a.s. zpracovává tyto osobní údaje pouze v souladu s níže uvedenými účely a v rozsahu a po dobu nezbytnou pro naplnění těchto stanovených účelů.

2. K jakým účelům a na základě jakých právních titulů společnost ELMAX STORE a.s. vaše osobní údaje zpracovává?

2.1 Zpracování osobních údajů v souvislosti s koupí zboží v e-shopu

Zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely uzavření kupní smlouvy a její následnou realizaci, dodání objednaného zboží a také z důvodu plnění zákonných povinností. V souvislosti s nákupem zboží na stránkách ELMAXU mohou být vaše osobní údaje zpracovávány také s ohledem na níže uvedené oprávněné zájmy ELMAXU.

V případě tvorby objednávky a následného plnění smluvního vztahu, ELMAX shromažďuje a zpracovává vaše osobní údaje v rozsahu – jméno, příjmení, adresa pobytu či doručovací adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, údaje o objednávce a v případě nákupu jako podnikající osoba také identifikační číslo (IČ) a daňové identifikační číslo (DIČ). Sdělení těchto osobních údajů je základním předpokladem pro uzavření nebo změnu kupní smlouvy, komunikaci v rámci objednávky, jejího doručení nebo vyřízení případné reklamace, přičemž poskytnutí osobních údajů slouží primárně k vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci a dále k vašemu kontaktování za výše uvedenými účely.

V případě nákupu zboží na stránkách ELMAXU, je společnost ELMAX povinna zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednávce také pro účely plnění svých zákonných povinností. Jedná se zejména o zákonné povinnosti vyplývající ze:

• zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
• zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele,
• zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,
• zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví,

případně dalších zákonů, a dále v souvislosti s kontrolami orgánu veřejné moci na základě těchto zákonů.

Společnost ELMAX STORE a.s. dále v souvislosti s provedeným nákupem v e-shopu zpracovává vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o provedené objednávce s ohledem na své oprávněné zájmy, spočívající zejména v ochraně právních nároků ELMAXU a kontrole řádného plnění smlouvy a řádného poskytování služeb. Dále jsou vaše osobní údaje na základě oprávněných zájmů společnosti ELMAX zpracovávány pro účely zlepšování a přizpůsobování služeb, úprav e-shopu a jeho nabídky, testování nových funkcí a zjišťování vaší spokojenosti s nákupem.

Na základě oprávněného zájmu ELMAXU můžete být i bez vašeho předchozího souhlasu, pokud jste toto neodmítli, oslovování s dalšími nabídkami zboží a služeb, a to i s personalizovanými, pokud tyto nabídky souvisí s již provedenými nákupy na e-shopu. Tyto nabídky mohou být prováděny e-mailem, telefonicky, nebo jiným vhodným způsobem.

Proti těmto zpracováním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

2.2 Zpracování osobních údajů v souvislosti s péči o zákazníky

Toto zpracování osobních údajů často navazuje na zpracování v souvislosti s koupí zboží v e-shopu. Pokud se na nás obrátíte s problémem, stížností či reklamací, budeme vaše osobní údaje (identifikační a kontaktní údaje, údaje o objednávkách, údaje související s využitím call centra) zpracovávat za účelem jejich vyřízení, a dále na základě našich oprávněných zájmů za účelem případné reakce na tyto problémy, stížnosti či reklamace, úpravy našich procesů, e-shopu a nabízených produktů a zlepšení našich služeb.

ELMAX rovněž sám zjišťuje vaši spokojenost s poskytovanými službami, a to prostřednictvím e-mailových dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky portálu Heureka.cz a programu Zboží.cz, do nichž je ELMAX zapojen. Ty vám zasíláme pokaždé, když u nás nakoupíte, pokud neodmítnete zasílání našich nabídek. Provozovatelům portálů Heureka.cz a Zboží.cz pro tyto účely můžeme předávat informace o zakoupeném zboží a vaši e-mailovou adresu.

2.3 Zpracování osobních údajů v souvislosti s vedením uživatelského účtu

Pokud si vytvoříte účet na webu ELMAXU zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, vaše nastavení a údaje o vašich objednávkách (pokud u nás později nakoupíte), na základě plnění smlouvy, abychom mohli vést váš uživatelský účet. Smlouva, o kterou se naše zpracování opírá, vzniká vytvořením vašeho účtu. Pro tento účel osobní údaje zpracováváme po dobu existence vašeho účtu, který můžete kdykoli smazat.

Pokud máte na webu ELMAXU založený uživatelský účet, můžeme v jeho souvislosti zpracovávat vaše osobní údaje také na základě oprávněného zájmu. Na tomto základě můžeme zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o nastavení, údaje o objednávkách či údaje o chování na webu za účelem zlepšování našich služeb, jak rovněž můžete být i bez vašeho předchozího souhlasu předmětem nepersonalizovaných nabídek a reklamy na internetových stránkách společnosti ELMAX.

2.4 Zpracování osobních údajů v souvislosti se zasíláním newsletterů

V případě, že zaregistrujete vaši e-mailovou adresu k odběru newsletterů, ELMAX bude zpracovávat vaše osobní údaje v rozsahu – e-mailová adresa, a to na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů za účelem zasílání nabídkových e-mailů a dalších obchodních sdělení prostřednictvím elektronických prostředků dle zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Vaše osobní údaje ELMAX začne zpracovávat až poté, kdy zaregistrujete vaši e-mailovou adresu k odběru newsletterů na webu ELMAXU.

2.5 Zpracování osobních údajů v souvislosti s návštěvou webu společnosti ELMAX

Pokud navštívíte web ELMAXU, do vašeho zařízení ukládáme a následně z něj čteme malé soubory jako cookies. Podrobné informace ke zpracování cookies naleznete v Zásadách používání cookies.

Na základě vaší návštěvy webu ELMAXU můžeme zpracovávat i další údaje o chování na internetových stránkách, a to na základě oprávněného zájmu, kdy tímto oprávněným zájmem je zlepšování služeb ELMAXU, související vytváření statistik a přehledů, testování nových funkcí a předcházení útoků na náš web a ohrožení jeho funkčnosti i bezpečnosti vašich dat. Údaje o chování na internetových stránkách mohou být užívány také k vytváření personalizovaných nabídek a reklamy.

2.6 Zpracování na základě vašeho souhlasu

Pokud dáte ELMAXU souhlas se zpracováním osobních údajů, bude vaše osobní údaje zpracovávat také k účelům uvedeným v tomto souhlasu.

2.7 Zpracování osobních údajů v souvislosti s účastí ve spotřebitelských soutěžích

Pokud se účastníte spotřebitelské soutěže pořádané ELMAXEM, zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje sdělené za účelem účasti ve spotřebitelské soutěži, na základě plnění smlouvy. Smlouva, o kterou se naše zpracování opírá, vzniká přihlášením do spotřebitelské soutěže. Jakákoliv aktivita či komunikace s námi prostřednictvím sociálních sítí a zpracování vašich osobních údajů se řídí Zásadami zpracování osobních údajů společnosti, jež je provozovatelem dané sociální sítě.

3. Po jakou dobu vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje jsou v prvé řadě zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu mezi Vámi a společností ELMAX STORE a.s., tj. po dobu možnosti výkonu práv a povinností z tohoto smluvního vztahu, tedy zejména po dobu trvání promlčecí doby a přiměřenou dobu po ní pro případ, že by jakýkoli nárok byl uplatněn po konci promlčecí doby.

Dále upozorňujeme, že osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služeb, resp. pro splnění všech povinností ELMAXU, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi námi či z obecně závazných právních předpisů musíme zpracovávat bez ohledu na vámi udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi (např. u daňových dokladů je dle § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, touto dobou doba nejméně 10 let).

V případě, že osobní údaje zpracováváme pro účely zasílání newsletterů na základě vašeho přihlášení k jejich odběru, jsou tyto osobní údaje zpracovávány do doby odhlášení vašeho e-mailu z přijímání těchto newsletterů, a to prostřednictvím odkazu uvedeného v zasílaných e-mailech nebo jiným odvoláním souhlasu se zasíláním newsletterů.

Údaje získané prostřednictvím uživatelského účtu či jiným obdobným způsobem, zpracováváme po dobu využívání našich služeb a dále obvykle 5 let po jeho zrušení. Následně po zrušení uživatelského účtu jsou obvykle ukládány po přiměřenou dobu pouze základní identifikační údaje a údaj o tom, z jakého důvodu byl uživatelský účet zrušen, či údaje tvořící součást provozních záloh.

Osobní údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu ELMAXU jsou zpracovávány po přiměřenou dobu, kdy trvá náš výše specifikovaný oprávněný zájem.

Cookies na webu zpracováváme po dobu uvedenou v Zásadách používání cookies.

V případě, že vaše osobní údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu, jsou zpracovávány po dobu uvedenou v tomto souhlasu, případně do jeho odvolání, nastane-li před dobou, na kterou byl souhlas udělen.

4. Kdo všechno bude mít k vašim osobním údajům přístup?

4.1 Předávání osobních údajů v souvislosti s doručováním zboží

Aby vám ELMAX mohl zboží doručit, využívá ELMAX služeb přepravních společností. Těmto přepravním společnostem jsou předávány vaše identifikační a kontaktní údaje.

ELMAX využívá následující přepravní společnosti:

• Zásilkovna s.r.o., IČ 28408306
• PPL CZ s.r.o., IČ 25194798
• General Logistics Systems Czech Republic, s.r.o., IČ 26087961
• Česká pošta, s.p., IČ 47114983
• HELICAR a.s., IČ 25405969

4.2 Rovněž k zaplacení za zboží v e-shopu ELMAX využívá služeb třetích osob, a to provozovatelů platebních systémů a platebních bran. Těmto provozovatelům jsou předávány zejména údaje o objednávkách.

ELMAX využívá následující provozovatelé platebních systémů:

• GOPAY s.r.o., IČ 260 46 768

4.3 ELMAX využívá služeb třetích osob také v souvislosti se zajištěním co nejkvalitnější péče o zákazníky. Těmto subjektům jsou na základě oprávněných zájmů ELMAXU předávány zejména vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednávkách.

Mezi tyto třetí osoby patří:

• Heureka Group a.s., IČ 07822774 (pro zasílání dotazníku spokojenosti s nákupem)
• cz, a.s., IČ: 261 68 685 (pro zasílání dotazníku spokojenosti s nákupem)
• HubSpot, Inc. (software pro péči o zákazníka)

4.4 ELMAX spolupracuje s třetími osobami také v souvislosti se svými marketingovými aktivitami. Těmto osobám mohou být předávány vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o objednávkách a údaje o chování na internetových stránkách.

ELMAX v rámci marketingu využívá služeb následujících subjektů:

• HubSpot, Inc. (software pro péči o zákazníka a monitoring chování zákazníků)
• Google LLC (Google Analytics, Google Tag Manager)
• Hotjar Ltd. (software pro monitoring chování zákazníků)

4.5 Třetí osoby jsou zapojeny také do zpracování cookies. Bližší informace k tomuto zpracování jsou obsaženy v Zásadách používání cookies.

4.6 ELMAX v souvislostí se svou činností dále spolupracuje a předává osobní údaje těmto subjektům, a to za těmito uvedenými účely:

• ABRA Software a.s., IČ 25097563 (účetní program)

5. Předávání údajů mimo EU

Vaše osobní údaje ELMAX může v některých případech předávat také do zemí, kterou nejsou součástí Evropského hospodářského prostoru, a to v souvislosti s využíváním služeb některých zahraničních společností (Google, Facebook, HubSpot). ELMAX osobní údaje předává vždy jen společnostem, které se zavázali důsledně chránit vaše osobní údaje, a to výhradně ze Spojených států. I přes to vás musíme upozornit, že USA jsou zemí, která neposkytuje adekvátní úroveň ochrany osobních údajů; z toho mimo jiné vyplývá, že vládní agentury v USA mohou být oprávněny k přístupu k vašim osobním údajům, aniž by byly k dispozici účinné opravné prostředky.

6. Jaká máte práva ve vztahu ke zpracování osobních údajů ze strany ELMAX?

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte vůči ELMAXU určitá práva. Mezi tato práva patří:

1. Právo na přístup – na základě tohoto práva máte právo vědět, jaké údaje jsou o vás zpracovávány, za jakým účelem, po jakou dobu, kde jsou vaše osobní údaje získávány, komu jsou předávány, kdo je mimo ELMAX zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. Přestože by veškeré informace měly být součástí těchto informací (případně jiných dokumentů, na které tyto informace odkazují), můžete se v případě nejasností na ELMAX s žádostí o další informace obrátit.
2. Právo na opravu – v případě, kdy zjistíte, že osobní údaje, které o vás ELMAX zpracovává, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, aby byly bez zbytečného odkladu opraveny, popřípadě doplněny.
3. Právo na výmaz – v některých případech máte právo, aby byly vaše osobní údaje vymazány. Vaše osobní údaje budou bez zbytečného odkladu vymazány, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
• osobní údaje již nejsou potřeba pro účely, pro které byly zpracovávány,
• odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je váš souhlas nezbytný a zároveň neexistuje jiný důvod, proč tyto údaje je možné nadále zpracovávat,
• využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže bod Právo vznést námitku proti zpracování) u osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě oprávněných zájmů ELMAXU a je shledáno, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, neexistují nebo
• se domníváte, že zpracování osobních údajů prováděné ELMAXEM přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy. Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění právní povinnosti ELMAXU nebo určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
4. Právo na omezení zpracování – v některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů ELMAX omezí, pokud:
• popíráte přesnost osobních údajů, než je zjištěno, jaké údaje jsou správné,
• vaše osobní údaje jsou zpracovávány bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co je možné zpracovávat), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste v budoucnu takové údaje ELMAXU stejně poskytli),
• vaše osobní údaje již nejsou potřeba pro shora uvedené účely zpracování, ale požadujete je pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
• vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v bodě Právo vznést námitku proti zpracování. Po dobu, po kterou je šetřeno, je-li Vaše námitka oprávněná, je ELMAX povinen zpracování vašich osobních údajů omezit.
5. Právo na přenositelnost – máte právo získat od ELMAXU všechny osobní údaje, které jste mu poskytli a které jsou zpracovávány na základě vašeho souhlasu. Vaše osobní údaje vám budou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Aby bylo možné na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které jsou zpracovávány automatizovaně v elektronických databázích.
6. Právo vznést námitku proti zpracování – máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě oprávněného zájmu ELMAXU. Osobní údaje poté ELMAX přestane zpracovávat, ledaže zde budou závažné oprávněné důvody pro to, aby v takovém zpracování pokračovala. ELMAX na základě námitky vždy přestane vaše osobní údaje zpracovávat pro účely přímého marketingu.
7. Právo podat stížnost – kdykoli se můžete v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů obrátit se stížností na dozorový úřad, jimž je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz.

Jak můžete ELMAX kontaktovat?

V případě jakéhokoli dotazu ke zpracování Vašich osobních údajů či uplatnění výše uvedených práv se můžete obrátit na ELMAX písemně na adrese Topolová 777/2, Horní Těrlicko, 735 42 Těrlicko či na tel. č. 599 529 257 nebo e-mailové adrese gdpr@elmax.cz.